Wissensquellen verwalten

Im Bereich Quellen verwalten Admins das Wissen, auf das die Agenten zugreifen. Inhalte werden in Sammlungen organisiert; eine Sammlung kann Dokumente, Wissenseinträge und importierte Webseiten enthalten.

Dieser Bereich ist nur für Admins sichtbar.

Eine Sammlung anlegen

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Plus-Symbol (Sammlung erstellen).
2. Vergeben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung.
3. Aktivieren Sie Mit Organisation teilen, wenn alle Organisationsmitglieder die Sammlung im Chat verwenden dürfen (siehe unten).
4. Bestätigen Sie mit Erstellen.

Dokumente hochladen

Öffnen Sie eine Sammlung und klicken Sie auf das Plus-Symbol → Inhalt hinzufügen → Dateien hochladen.

• Unterstützte Formate: PDF, DOCX, HTML, TXT, MD, CSV, XLSX, PPTX, PNG, JPG – Bilder werden über eine Bildanalyse erschlossen.
• Pro Upload sind bis zu 50 Dateien und 200 MB insgesamt möglich; Duplikate werden automatisch übersprungen.
• Jede Datei durchläuft einen Virenscan und wird anschließend im Hintergrund verarbeitet (Text extrahieren, zerlegen, für die Suche aufbereiten).

Den Fortschritt zeigt das Status-Abzeichen am Dokument: Ausstehend → Verarbeitung → Bereit. Bei Fehlgeschlagen finden Sie die Details in der Dokumentansicht unter Verarbeitungsfehler.

Ordner

Mit Neuer Ordner strukturieren Sie große Sammlungen. Dokumente lassen sich per Drag & Drop oder über das Zeilenmenü (Verschieben) einsortieren. Beim Löschen eines Ordners wählen Sie zwischen Nur Ordner löschen (Dokumente wandern auf die Stammebene) und Ordner und alle Dokumente löschen.

Wissenseinträge

Kurzes Wissen ohne Datei erfassen Sie über Inhalt hinzufügen → Text hinzufügen. Im Dialog Wissen beitragen geben Sie Titel und Inhalt ein – der Editor unterstützt Überschriften, Listen, Zitate und Codeblöcke.

Auch aus dem Chat heraus geht das: Die Aktion Als Quelle speichern unter einer Antwort legt diese als Wissenseintrag ab.

Webseiten importieren

Über Inhalt hinzufügen → Webseite importieren holen Sie Inhalte von Websites in eine Sammlung:

1. Geben Sie die Webseiten-URL, einen Anzeigenamen und Max. Seiten an. Optional aktualisiert Automatisch aktualisieren den Import Täglich, Wöchentlich oder Monatlich.
2. Seiten suchen durchsucht die Website und listet alle gefundenen Seiten auf.
3. Wählen Sie die gewünschten Seiten aus und starten Sie den Import. Hinweis: Jede importierte Seite verursacht Embedding-Kosten.
4. Der Status wechselt von Wird geladen auf Bereit; über das Zeilenmenü können Sie den Import später mit Jetzt aktualisieren neu einlesen.

DATEV-Export importieren

Über Inhalt hinzufügen → DATEV-Export übernehmen Sie Belege und Auswertungen aus DATEV. Eine direkte Verbindung zu DATEV besteht nicht – die Daten kommen aus einem Export.

• Als Mandant (DATEV Unternehmen online): Belege auswählen → Herunterladen → die ZIP-Datei unverändert hochladen. Sie müssen sie nicht entpacken: DocyIQ liest das Archiv aus, legt jeden Beleg als eigenes Dokument ab und übernimmt dabei die Ordnerstruktur aus dem Archiv. Auswertungen wie SuSa, OPOS oder BWA laden Sie als PDF, Kontoblätter als Excel-Datei.
• In der Kanzlei (DATEV Rechnungswesen): Buchungen, Debitoren und Kreditoren als DATEV-Format (CSV) exportieren und hochladen. Belegbilder sind in diesem Export nicht enthalten.

Für das Archiv gelten dieselben Grenzen wie für den normalen Upload: bis zu 50 Dateien und 200 MB entpackt. Enthält das Archiv mehr, meldet DocyIQ dies und Sie laden es in kleineren Teilen hoch. Dateien in nicht unterstützten Formaten und Systemdateien wie .DS_Store werden übersprungen.

Mit Gruppen teilen

Jede Sammlung gehört der Person, die sie erstellt hat. Über Mit Gruppen teilen (beim Erstellen oder unter Bearbeiten) geben Sie sie für weitere Administratorinnen und Administratoren zur Pflege frei: Mitglieder dieser Gruppen mit Administratorrechten dürfen Dokumente hochladen, bearbeiten und löschen und die Sammlung mit Agenten verknüpfen. Umbenennen, Löschen und das Ändern der Freigabe bleiben bei der Besitzerin oder dem Besitzer.

Für Mitarbeitende ohne Administratorrechte ändert diese Freigabe nichts – sie sehen Sammlungen grundsätzlich nicht. Inhalte erreichen sie ausschließlich über einen Agenten.

Die Seitenleiste gruppiert entsprechend in Meine Quellen und Für mich freigegeben.

Sammlungen und Agenten

Sobald Sie eine Sammlung an einen Agenten hängen, können alle, die diesen Agenten nutzen dürfen, ihre Inhalte abfragen – auch dann, wenn die Sammlung nicht mit ihnen geteilt ist. Der Agent entscheidet über den Zugriff auf Inhalte, die Freigabe über die Pflege.

Zwei Dinge, die daraus folgen:

• Prüfen Sie vor dem Verknüpfen, wer den Agenten nutzen darf.
• Nehmen Sie eine Gruppe später aus der Freigabe, endet damit nicht der Zugriff über einen Agenten, an dem die Sammlung weiterhin hängt. Lösen Sie dafür die Verknüpfung im Agenten.

Wer darf was?

Zugriff hängt an drei Fragen: Wem gehört die Quelle, wer ist in welcher Gruppe, und über welchen Agenten läuft die Anfrage.

Der wichtigste Punkt steht in der dritten Spalte: Für das Abfragen von Inhalten braucht es keine Freigabe auf der Quelle. Es genügt, den Agenten nutzen zu dürfen, an dem die Quelle hängt. Mitarbeitende sehen die Quelle dabei nirgends — sie erhalten nur Antworten, Belege und Bilder daraus.

Wer den Zugriff wirklich beenden will, löst die Verknüpfung im Agenten. Das Entfernen der Gruppen-Freigabe beendet nur die Pflege, nicht das Abfragen.

Bearbeiten und Löschen

• Dokument bearbeiten (Zeilenmenü): Name, Beschreibung und Tags pflegen.
• Dokument löschen: entfernt das Dokument dauerhaft.
• Sammlung löschen (Seitenleisten-Menü): Achtung – alle enthaltenen Dokumente werden ebenfalls gelöscht.