Administration

Admins verwalten unter Account die Benutzer, Kosten und Zugänge ihrer Organisation. Die Bereiche Benutzer, Nutzung & Kosten und API-Schlüssel erscheinen nur für Admins; Organisationen nur für Super-Admins.

Benutzerverwaltung

Auf der Seite Benutzer:

• Benutzer erstellen legt ein Konto an (E-Mail, Vorname, Nachname, Rolle). Die Person erhält eine Einladungs-E-Mail und setzt ihr Passwort selbst – es gibt keine Selbstregistrierung.
• Über das Zeilenmenü ändern Sie Rollen: Zum Administrator machen bzw. Zum Benutzer herabstufen. Administratoren haben vollen Zugriff auf Benutzer, Quellen, Agenten und Widgets der Organisation.
• Löschen entfernt eine Person dauerhaft samt aller zugehörigen Daten (Chats, Quellen, hochgeladene Dateien). Zur Sicherheit müssen Sie die E-Mail-Adresse der Person eintippen.

Gruppen

Auf der Seite Gruppen bündeln Sie Mitarbeitende – etwa nach Abteilung oder Mandat. Über eine Gruppe steuern Sie zweierlei:

• Agenten freigeben: Mitglieder der Gruppe dürfen den Agenten im Chat auswählen. Eingestellt wird das beim Agenten selbst unter Zugriff.
• Quellen teilen: Administratorinnen und Administratoren in der Gruppe dürfen die Sammlung pflegen. Mitarbeitende ohne Administratorrechte erhalten dadurch keinen Zugriff – Quellen haben für sie keine eigene Ansicht.

Jede Organisation hat zusätzlich die Gruppe Alle Mitarbeitende. Ihr gehören automatisch alle Konten an; die Mitglieder lassen sich nicht bearbeiten und die Gruppe nicht löschen. Umbenennen ist möglich.

Beim Löschen einer Gruppe zeigt die Rückfrage, wie viele Agenten und Quellen ihre Freigabe verlieren. Ein Agent, der nur über diese Gruppe freigegeben war, ist danach wieder ausschließlich für Administratoren sichtbar.

Gruppen ordnen den Zugriff, sie sind aber keine Sicherheitsgrenze zwischen Administratoren: Jede Administratorin und jeder Administrator kann Gruppen bearbeiten und sich selbst hinzufügen. Verbindlich bleibt die Besitzerin oder der Besitzer einer Quelle – nur sie oder er darf umbenennen, löschen und die Freigabe ändern. Alle Änderungen an Gruppen werden protokolliert.

Nutzung & Kosten

Die Seite Nutzung & Kosten zeigt, wofür Ihre Organisation KI-Kosten aufwendet:

• Kennzahlen: Gesamtkosten (in EUR), Tokens insgesamt, Modellaufrufe und Reasoning-Tokens.
• Tägliche Kosten als Verlauf plus Aufschlüsselungen Nach Zweck, Nach Modell, Nach Benutzer und Nach Agent – wahlweise als Tabellenansicht oder Diagrammansicht.
• Der Zeitraum ist wählbar: letzte 7, 30 oder 90 Tage.

Monatssummen werden dauerhaft aufbewahrt; Einzelaufrufe 13 Monate.

Monatsbudget

Die Karte Monatsbudget begrenzt die monatlichen KI-Kosten der Organisation:

• Über Limit ändern setzen Sie das monatliche Limit (EUR) – leer bedeutet kein Limit.
• Ist das Budget erreicht, sind Chat, Uploads, Web-Importe, Suche und Spracheingabe blockiert, bis das Budget zum Monatsanfang zurückgesetzt oder das Limit erhöht wird. Nutzer sehen die Meldung „Monatsbudget erreicht".
• Während einer aktiven Testphase kann nur ein Super-Admin das Limit ändern; das Ende der Testphase wird auf der Karte angezeigt.

API-Schlüssel

Auf der Seite API-Schlüssel erstellen Sie Zugänge für externe Integrationen (Automatisierungen, eigene Anwendungen):

• Beim Erstellen vergeben Sie pro Ressource Berechtigungen (Lesen / Schreiben) – etwa für Agenten, Datenbanken, Dokumente oder Web-Importe. Nutzer-eigene Chats sind über API-Schlüssel grundsätzlich nicht erreichbar.
• Mindestens eine Berechtigung ist Pflicht. Ohne Häkchen lässt sich der Schlüssel nicht speichern – ein Schlüssel ohne Berechtigungen würde bei jedem Aufruf abgelehnt. Um einen Zugang vorübergehend zu sperren, nutzen Sie Deaktivieren statt die Häkchen zu entfernen.
• Der vollständige Schlüssel wird nur einmal angezeigt – kopieren Sie ihn sofort; danach ist nur noch das Präfix sichtbar.
• Rotieren erzeugt einen neuen Schlüssel (der alte bleibt 7 Tage gültig), Deaktivieren pausiert ihn, Widerrufen und Löschen beenden den Zugriff endgültig.

Der Button Dokumentation öffnet die technische API-Referenz mit allen Endpunkten, Parametern und Beispielen – dort sehen Entwickler, was mit einem API-Schlüssel möglich ist.

Organisationen (Super-Admin)

Super-Admins verwalten auf der Seite Organisationen alle Organisationen der Plattform:

• Organisation erstellen legt eine neue Organisation samt erstem Admin an – die Person erhält eine Einladungs-E-Mail.
• Die Detailseite zeigt Budget & Testphase sowie Nutzung & Kosten der jeweiligen Organisation.
• Löschen entfernt eine Organisation dauerhaft mit allen Benutzern, Agenten, API-Schlüsseln und Daten. Zur Bestätigung muss der Organisationsname eingetippt werden.