Datenschutzerklärung
Stand: 14. Juli 2026
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie die Diginut GmbH ('wir', 'uns') personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie DocyIQ nutzen — unsere Webanwendung, das einbettbare Chat-Widget und die API — im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die Diginut GmbH, Welsches 1, 88239 Wangen. Kontaktdaten finden Sie in unserem Impressum.
2. Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten
Kontodaten: E-Mail-Adresse, Anzeigename, Organisation und Rolle. Inhaltsdaten: Dokumente, Chat-Nachrichten und Fragebogenantworten, die Sie oder Ihre Nutzer einreichen. Nutzungsdaten: Audit-Log-Einträge (Aktion, Zeitstempel, zugehöriger Nutzer) zur Sicherheit und Nachvollziehbarkeit; bei Kontolöschung pseudonymisiert. Anonyme Widget-Besucher: eine 24-Stunden-Sitzungskennung sowie ein monatlich neu gesalzener Hash der IP-Adresse des Besuchers — niemals die IP-Adresse im Klartext.
3. Zwecke & Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Absicherung des Dienstes und zur Aufklärung von Missbrauch mittels Audit-Logging (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse) sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, z. B. nach dem Handelsgesetzbuch (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
4. KI-Verarbeitung & Unterauftragsverarbeiter
Zur Beantwortung werden relevante Auszüge Ihrer Inhalte an in der EU gehostete Anbieter von Sprachmodellen übermittelt — vertraglich ausgeschlossen ist ein Training der Modelle mit Ihren Daten sowie jegliche Speicherung nach Abschluss der Anfrage. Personenbezogene Daten werden weder für Werbung genutzt noch an Dritte verkauft.
5. Datenspeicherung & Sicherheit
Daten werden in Deutschland bzw. der EU gehostet. Sensible Daten, einschließlich Tokens und Secrets, werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert; Verbindungen zu Datenbank und Cache sind verschlüsselt. Jede hochgeladene Datei wird vor der Verarbeitung auf Schadsoftware geprüft.
6. Speicherdauer
Dokumente, Chats und Kontodaten werden gespeichert, bis Sie oder Ihre Organisation sie löschen. Audit-Log-Einträge werden gemäß handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB) ein Jahr lang aufbewahrt und bei Kontolöschung pseudonymisiert. Anonyme Widget-Chat-Sitzungen werden 24 Stunden nach der letzten Aktivität automatisch gelöscht.
7. Empfänger & Auftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten werden ausschließlich an Auftragsverarbeiter weitergegeben, mit denen ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht: unser EU-Hosting-Anbieter sowie die oben beschriebenen, in der EU gehosteten Modellanbieter. Eine Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht gegen auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung (Art. 21). Sie können Ihre Daten jederzeit in den Kontoeinstellungen exportieren oder Ihr Konto löschen, oder uns direkt kontaktieren. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
9. Cookies & lokaler Speicher
Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Session-Cookie zur Aufrechterhaltung der Anmeldung sowie ein Cookie zur Speicherung Ihrer Sprachpräferenz. Das einbettbare Widget speichert im Browser des Besuchers eine anonyme Sitzungskennung (Cookie oder lokaler Speicher), um Unterhaltungen bis zu 24 Stunden fortzusetzen. Werbe- oder Tracking-Cookies werden nicht eingesetzt.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
11. Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um Änderungen unserer Verarbeitungstätigkeiten abzubilden. Das oben genannte Datum kennzeichnet den Stand der aktuellsten Fassung.
12. Kontakt
Fragen oder Anliegen zu Ihren personenbezogenen Daten richten Sie bitte an team@docyiq.com oder an die im Impressum genannte Anschrift.